Kratka Navodila PHOENIX
1. Namestitev programskega paketa PHOENIX (Video navodila)
2. Prva prijava (Video navodila)
3. Izdajanje računov (Video navodila)
4. Ponavljajoči računi (Video navodila)
6. Potni nalogi (Video navodila)
Pozdravljeni v navodilih za inštalacijo programskega paketa Phoenix. Namestitev Phoenixa s CD-ja ali iz interneta je skorajda identična!
V primeru da nimate inštalacijskega CD-ja obiščite našo spetno stran www.poslovni.si od koder si lahko prenesete preizkusno različico programa Phoenix. Kliknete na zavihek "Prenosi" in si na računalnik prenesete inštalacijski paket.
Prenešeno datoteko z imenom "phoenix-različica-verzija.exe" dvokliknite in sistemu dovolite zagon ("zaženi/run") programa. V primeru da posedujete inštalacijski CD v vašo enoto za branje zgoščenk vstavite zgoščenko z namestitvenim programom. Po vstavitvi bo nameščanje potekalo samodejno. Če vaš računalnik ne bo samodejno zagnal namestitve, ali če ste namestitveno datoteko prenesli preko interneta, zaženite datoteko "SETUP.EXE" ali "phoenix-X.exe". Preden se vam namestitveni čarovnik zažene boste morali sistemu dovoliti zagon ("zaženi/run") programa.
Namestitveni čarovnik vas nato vodi skozi namestitveni proces. Sprejeti morate licenčne pogoje, priporočljivo pa si je ustvariti tudi ikono za hitri zagon ter namizno ikono.
Namestitev potrdite s klikom na gumb "Namesti" ter počakate kako minuto, da se program inštalira.
Po končani namestitvi vam čarovnik poda še najnujnejše začetne informacije.
Pojavita se dve DOS okni, ki zaženeta potrebne sistemske servise. V primeru da se ne zapreta sami ji po obvestilu "Press any key to continue..." zaprete s pritiskom katerekoli tipke.
Pozor: V primeru inštalacije iz CD-ja je b prvem zagonu programa potrebno klikniti "podaljšanje licence" (Zgoraj desno). V polje "Ključ programa" prepišite kodo, ki ste jo prejeli skupaj s programom in posodobite kodo programa s pritiskom na gumb »Posodobi preko interneta«. V primeru, da nimate dostopa do interneta nas kontaktirajte na tel. 01 542 12 40 in postopek posodobitve bomo izvedli ročno.
Phoenix je zdaj nameščen! Zaženete ga lahko direktno iz inštalacijskega čarovnika, preko prej ustvarjenih ikon ali ga poiščete med programi v Start meniju. Kot prijavna podatka pri prvi prijavi uporabite uporabniško ime "admin" in geslo "admin".
Ob prvi prijavi v Phoenix je privzeto uporabniško ime "admin" in geslo "admin".
Priporočljivo je, da uporabnik omenjena podatka takoj spremeni, vnesti pa je potrebno tudi druge osnovne podatke o podjetju . Sprehodite se do modula "Nastavitve", podmodula "Začetne nastavitve" in zavihka "Uporabniki", nakar s klikom na ikono "Uredi" spremenite svoje prijavne podatke. Vnesete svoje ime, priimek, željeno uporabniško ime in geslo. Na tem mestu lahko dodate tudi druge uporabnike Phoenixa, pri čemer vsakemu nastavite svoje pravice. Pazite, da boste kot skrbnik imeli obkljukano polje "A", ki vam v programu nudi administratorske privilegije.
V zavihku "Podjetje" vnesite naziv vašega podjetja, ime izpostave, ulico, hišno številko, matično ter davčno številko.
Nastavimo si tudi svoj "Bančni račun", pri čemer vnesemo poljubno ime računa, njegovo številko, ter ga po želji nastavimo za privzetega.
V polju oblikovanje izpisa si nastavimo pdf izpis, ki se uporablja za natis dokumentov. Vnesemo besedilo, ki bo v nogi dokumentov, sliko podpisa, ime podpisnika, ter podatke, ki jih želimo imeti v glavah naših dokumentov. Prikaz si lahko nastavimo tudi poljubno, glede na izdajnico in račun, spreminjamo pa lahko tudi število natisnjenih kopij.
V zadnjem zavihku "Poslovanje" si nastavimo številke prvega računa, predračuna in drugih dokumentov, ki se bodo pod zaporednimi številkami shranjevali v naši podatkovni bazi. Izberemo valuto poslovanja, ter vnesemo valutne roke s katerimi bomo poslovali. S tem so naše osnovne nastavitve hitro zaključene.
Račune v programu Phoenix izstavljamo v modulu "Dokumenti", in podrazdelku "Račun". Za hitro izstavljanje računov vam Phoenix nudi samodejno iskanje strank. V vnosno polje "Stranka" vnesete le prvo črko strankinega imena, nakar vam program vrne vse stranke katerih imena se začnejo s to črko, ob vnosu več črk pa vam Phoenix oža izbor zadetkov. Stranko v izdani račun vnesete tako, da pritisnete tipko "Enter", s katero se nato pomikate naprej skozi druga vnosna polja. Svoj seznam stalnih strank si sicer lahko vnesete v modulu "Stranke". Na račun lahko vnesemo opombe, spreminjamo datume računa in izbiramo število računov ali izdajnic za natis, na voljo pa so nam tudi različni načini iskanja strank.
Glede na stranko nastavimo ustrezno stroškovno mesto, s katerimi upravljamo v modulu "Nastavitve".
Na isti princip deluje vnos blaga/storitev. Tudi tu vnesete le prvi znak izdelka, ki si ga pri vnosu artiklov nastavite sami, če pa šifre ne veste na pamet, lahko na isti način uporabite polje "Naziv blaga/storitve", kjer iščete po vsebini. Program nam vrne privzeto nastavljene vrednosti količine blaga, rabata, ME, ceno, davčno stopnjo ter končno vrednost, ki jo lahko poljubno spreminjate. Seznam blaga/storitev lahko dopolnjujemo ročno ali v razdelku "Izdelki in storitve", kjer si ustvarimo bazo svojega blaga/storitev. Računu lahko dodajamo opombe na postavke ali opombe na celoten račun. Vnos blaga/storitve potrdimo z gumbom "Vnesi".
Za izstavitev računa kliknite gumb "SHRANI", pri čemer se izdan račun shrani v vašo bazo podatkov, program pa vam ponudi tudi račun v pdf obliki, primeren za natis. Izgled pdf dokumenta, njegovo glavo in logotip lahko urejate v modulu "Nastavitve", "Možnosti" v razdelku "Oblikovanje izpisa".
Seznam svojih izstavljenih računov lahko vidite v istem modulu v "Seznamu računov".
Phoenix vam nudi tudi pripravo ponavljajočih računov. Stranki, ki ji intervalno izdajate račune nastavite ponavljajoči račun v modulu "Dokumenti", "Ponavljajoči".
Nov ponavljajoči račun ustvarimo s klikom na "Dodaj", nakar vnesemo interval ponavljanja računov, stranko in šifro ali naziv blaga/storitve. V polje "Naziv blaga/storitve" lahko vpišemo npr. "plačilo za tekoči mesec", ki ga dodamo s klikom na gumb TM. Vnesemo tudi ceno našega izdelka ali storitve.
.
S klikom na gumb "Shrani", nov ponavljajoči dodamo na seznam, kjer so lepo razvidni tudi podatki o rednih in izrednih postavkah, ter tip računa, ki ga nastavimo v stroškovnih mestih.
Iz seznama lahko dokumente tudi urejamo. V polje naziv npr. vpišemo "delo dne 15.5.2009", kot mersko enoto (ME) vnesemo "ure" in jim določimo ceno. Postavka označena z modro barvo se bo ob naslednji izstavitvi računa izbrisala, lahko pa jo tudi spremenimo v ponavljajočo. Neponavljajoče, enkratne postavke so na seznamu označene z zvezdico (*). Iz seznama imamo tudi možnost po izdaji vseh računov hkrati.
Stranke v Phoenixu dodajamo v modulu "Stranke", "Stalne", kjer s klikom na gumb "Dodaj stranko" vnesemo novo stranko, ki jo bomo pozneje v hitrem iskalniku enostavno našli. Izberemo ali vnesemo "Tip stranke", ki ga nastavimo s klikom na "Dodaj". V obrazec vnesemo vse strankine kontaktne podatke, in izpolnimo njen naslov. Phoenix nam nudi tudi možnost vnosa več strankinih naslovov. Vnesemo bančne račune in matično številko strank, ter njihov kontaktni naslov. V spodnjem obrazcu izpolnimo način sodelovanja s stranko in valute poslovanja, po potrebi dodamo tudi komentarje ali opombe. Vnose shranimo s klikom na "Dodaj stranko".
Vnesena stranka je sedaj vidna na seznamu strank, od koder jih lahko tudi natisnete ali poljubno urejate.
Phoenix vam nudi tudi pregledno in hitro upravljanje s potnimi nalogi. V glavnem meniju izberemo modul "Splošno" in podzavihek "Splošni nalogi". V preglednici se vam izpiše seznam vaših zaposlenih, ki uporabljajo potne naloge. Naloge lahko pregledujete v obliki "spiska"
ali v preglednejšem "koledarskem pregledu".
Za dodajanje potnega naloga je najlažje da npr. na mesečni preglednici koledarskega pregleda izberemo datum potovanja določene osebe, nakar se nam odpre vnosno polje naloga, kjer osebi odredimo potovanje. Phoenix nam tu ponudi privzete nastavitve, ki jih seveda lahko poljubno spremenimo. Ključno je, da določimo datum potovanja in poslovnega partnerja, ki ga lahko iščemo po seznamu stalnih strank ali strank trženja. Vnesemo cilj in nalogo potovanja, trajanje in uporabo prevoznega sredstva.
V zavihku "Obračun" imamo že preračunane podatke o trajanju in stroških potovanja, imamo pa tudi možnost, da glede na odhodni in vrnitveni čas podatke spreminjamo.
Potni nalog shranimo s klikom na gumb "Shrani", zaključimo pa ga tako, da obkljukamo polje "Zaključen", nakar ga lahko tudi natisnemo.
Primarne podatke potnih nalogov nastavimo v zavihku "Nastavitve". Na tem mestu si vnesemo nalogo, kilometrino, uporabo sredstev in višino dnevnic za različne države in različne dnevne čase. Vnesemo lahko tudi relacije potovanj, ki nam jih kasneje iskalnik hitro najde, na seznam relacij pa se shranijo tudi vnosi, ki jih vpišemo v "Nalogu".
Za krajše relacije potovanj lahko uporabljamo tudi možnost "Prevozi oseb".
Da je vaše poslovanje pregledno vam Phoenix v modulu "Poročila" nudi tudi prikaz finančnih poročil. Na podmenijskem zavihku "Prihodki in RVC" lahko vnašamo željen razpon datumov, izberemo način grafičnega prikaza v stolpcih
ali pitah.
Prikaz lahko nastavljamo tudi glede na stranke, stroškovna mesta ali tipe artiklov. S klikom na gumb "Prikaži" se nam izrišejo željeni grafi ali pite, na katerih vidimo naše prihodke, odhodke ter saldo poslovanja.
Phoenix vam nudi tudi delo s projekti. Za dodajanja novega projekta izberemo modul "Projekti", "Seznam" in kliknemo na gumb "Dodaj projekt". Vnesemo poljubno ime projekta, stranko, za katero se projekt vodi, lastnika, ki bo nosil projekt, status in opise. Podatki, ki jih vpišemo pod poljem "Opis 1" so vidni direktno v pregledih projektov in nalog. Dodamo lahko tudi opombe. Vnos podatkov potrdimo z gumbom "Shrani".
Vsakemu projektu lahko obesimo delovne naloge, prihodke ali stroške. V primeru obkljukanega polja "S", se bodo za vsak prihodek dodali tudi stroški storitve ali izdelka. Vnos potrdimo z gumbom "Shrani". Vsaka naloga ima svojega lastnika, mogoče je torej videti, kakšen je napredek projekta ter kakšne so razlike v ceni. Za vsak projekt se lahko delno ali v celoti izstavi račune ali predračune.
V modulu poročila imamo prikaz prihodkov in odhodkov, koliko in kdaj smo zaslužili. Graf nudi možnost prikaza po stolpcih ali v obliki pit. Izbiramo lahko tudi prikaze po stroškovnih mestih, lastnikih projektov, statusih ali pa strankah.
Prikaz po stolpcih:
Prikaz po pitah:
V modulu "Trženje", v podzavihku "Stranke" se nahajajo podjetja, s katerimi smo imeli ali želimo imeti poslovni stik.
Na tem mestu lahko dodamo "Novo podjetje" ali gledamo ter urejamo zgodovino trženja. V "Osnovnih podatkih" imamo vpisane podatke o podjetju, ki ga želimo kontaktirati, med "Kontaktnimi podatki" pa naziv kontaktne osebe.
V spodnje polje vnašamo svoje "Aktivnosti" v zvezi s stranko. Recimo, da smo stranko klicali, z njo opravili pogovor, a predvideli naslednji klic in njegovo uro. Izberemo ponudbo ter ji določimo status, napišemo pa lahko tudi opombe ter določimo dostavljalca, s tega mesta pa lahko izdelamo tudi naročilo. Vnose shranimo z gumbom "Shrani". Na seznamu lahko vidimo, kdaj moramo naslednjič poklicati stranko, zgoraj v iskalnih poljih, pa poiščemo koga in kdaj moramo poklicati npr. v naslednjih 7 dneh.
Statističen pogled tržnih podatkov je viden v modulu "Statistika". Tu je v željenem datumskem razponu vidno kdo, kdaj in koliko je klical, število poslanih ponudb in naročil.
